A Consyst Business Group cég befejezte a kincstár számos funkcionális blokkjának automatizálását a Microsoft Dynamics NAV alapján a Hoffmann Professional Tool Kft-nél. A megvalósított megoldás néhányszor megnövelte a dokumentációs mozgás sebességét, és lehetővé tette a vállalat pénzügyi szolgálatának, hogy felhagyjanak a belső papírmunkával.

A Hoffmann Group gyártó vállalatok számára professzionális eszközöket és berendezéseket forgalmazó német szállító. A cég 1919-ben kezdte meg tevékenységét kis családi vállalkozással. Jelenleg a világ több mint 50 országában képviselteti magát. Oroszországban 33 irodát nyitottak. A Hoffmann Csoport termékkatalógusa több mint 80.000 vágó-, segéd-, mérő-, csiszoló- és kéziszerszámot, ipari bútorokat és berendezéseket tartalmaz 500 globális gyártótól, valamint saját márkákat – a prémium GARANT szerszámot és a HOLEX szerszámsorokat.

A Consyst Business Group és a Hoffmann Professional Tool Kft. orosz részlege hosszú távú együttműködést folytat az üzleti folyamatok optimalizálása irányában. A Consyst Business Group szakértői bevezették és fejlesztik a Microsoft Dynamics NAV ERP rendszerét. A fejlesztés keretében úgy döntöttek, hogy automatizálják a kincstár számos funkcionális blokkját, többek közt a fizetési kérelmek és a kiadások papírmunkáját. Ugyanakkor a “nulláról” való fejlesztés a legtöbb feladatnál nem volt szükséges: a Consyst Business Group kulcsrakész megoldást kínált, amely megfelelt az ügyfél igényeinek. Ez jelentősen befolyásolta az egész projekt költségét. A fejlesztésekre csak részben volt szükség a Hoffmann Professional Tool Kft. üzleti folyamataival kapcsolatos kiadásokra.

Az új funkciók bevezetésének köszönhetően javult a cég különböző városokban elhelyezkedő részlegei közötti kommunikáció, illetve egyszerűbb lett a pénzügyi dokumentumok egyeztetési folyamata. Jelenleg a Hoffmann alkalmazottai automatikusan elküldhetik és jóváhagyhatják az ERP rendszeren keresztül fizetési és költségigénylési kérelmeiket, ellenőrizhetik a költségvetésnek való megfelelést. Ezenkívül még az automatizálás az egy naptári évre szóló pénzforgalmi költségvetést, valamint kifizetési kérelmeket és költségeket is érintett.

A projekt eredményeképpen a Hoffmann cég optimalizálta a számviteli részleg munkáját bankszámlakivonatok feldolgozásával, fizetési megbízások létrehozásával és költségelszámolási műveletek végrehajtásával. A bevezetés további előnye a költségek leírásának automatizálása. Ez lehetővé teszi, hogy szigorúan követhessék a költségek elválasztására vonatkozó szabályokat a társaság által elfogadott költségtételek és költségközpontok között, és azonnal koordinálják őket a pénzügyi osztállyal.

Dmitry Shutov, a Hoffmann Professional Tool Kft. pénzügyi igazgatója: “A belső munkafolyamatok automatizálásának szükségessége régóta esedékes. Az elmúlt év során megpróbáltunk egy olyan kész megoldást találni, amely a munkafolyamatok automatizálását biztosítja, és nem kapcsolódik az ERP-rendszerünkhöz, de nem sikerült döntésre jutnunk. Minden felülvizsgált szoftver termék vagy túl nehézkes volt számunkra, vagy nem reagált az üzleti folyamatokra, és emellett még elég drága is volt. Egy évnyi sikertelen keresés után egy régi partnerünkhöz, a Consyst Business Group-hoz fordultunk azzal a kéréssel, hogy segítsen nekünk megoldani ezt a problémát. A Consyst Business Group szakemberei a Microsoft Dynamics NAV számára általuk kifejlesztett “Kincstári” modult javasolták, és ez teljes mértékben kielégítette igényeinket. A bevezetés, mint mindig, a legmagasabb szakmai színvonalon történt.”

Ekaterina Nesterova, a Consyst Business Group projektmenedzsere: “Kincstári automatizálási megoldásunkat már sok cégnél sikeresen teszteltük. Egy hasonló projekt a Hoffmann cégnél egy hosszú távú, majdnem 10 éves együttműködés folytatása volt. Fontos megjegyezni, hogy az ügyfél egyértelműen megfogalmazta a funkcionalitás követelményeit. Ez segített a “Kincstári modul” határidőn belül történő helyes beállításában és a Hoffmann Professional Tool Kft. sajátosságaira vonatkozó fejlesztések megvalósításában.”